عنوان ها معمولاً از نظر کاربران کم اهمیت تلقی می شوند.
در دنیای ارتباطات سازمانی، معمولاً زمان زیادی صرف نگارش محتوای ایمیل‌هایی مانند اطلاعیه‌ها، اخبار شرکت یا یادداشت‌ها می‌شود؛ اما عنوان ایمیل اغلب به‌عنوان یک بخش فرعی و کم‌اهمیت در نظر گرفته می‌شود.
این در حالی است که عنوان ایمیل می‌تواند تأثیر بسیار زیادی داشته باشد. از جمله مزایای یک عنوان مؤثر:
• جلب توجه مخاطب
• ترغیب گیرنده به اقدام
• ایجاد کنجکاوی برای خواندن ادامه‌ی ایمیل
افراد معمولاً بر اساس فرستنده و عنوان ایمیل تصمیم می‌گیرند که آن را باز کنند یا نه. بنابراین، عنوان نقش کلیدی در انتقال پیام اولیه دارد.
در ادامه با ۵ راهکار مؤثر برای بهینه‌سازی عنوان ایمیل‌های داخلی آشنا می‌شویم:
⸻
راهکار اول: عنوان را کوتاه اما جذاب بنویسید
چرا مهم است؟
در بسیاری از دستگاه‌ها یا نرم‌افزارهای ایمیل، عنوان‌هایی که بیش از ۴۲ حرف دارند، به‌صورت ناقص نمایش داده می‌شوند. برای اینکه این اتفاق نیفتد، باید عنوانی کوتاه و در عین حال تاثیرگذار بنویسید. طبق داده‌های PoliteMail، عنوان‌هایی با ۵ تا ۷ کلمه بیشترین تعامل را دارند.
راهنما:
عنوان را تا حد ممکن زیر ۴۲ حرف یا در حداکثر ۷ کلمه نگه دارید.
نمونه‌ها:
• بد: «اطلاعات مهم درباره جلسه تیمی آینده» (حروف زیاد و خشک)
• خوب: «جزئیات جلسه تیمی خرداد» (حروف کافی اما بی‌روح)
• عالی: «خلاصه خرداد: زنده موندیم!» (حروف کافی، جذاب)
⸻
راهکار دوم: به محتوای ایمیل در عنوان اشاره کنید
چرا مهم است؟
کارمندان به‌طور میانگین روزانه ۱۲۱ ایمیل دریافت می‌کنند. برای اینکه بتوانند سریع‌تر اولویت‌بندی کنند، باید فوراً متوجه شوند ایمیل درباره چیست و چه ارزشی برای آن‌ها دارد.
راهنما:
سادگی را بر خلاقیت اولویت دهید. عنوان باید ساده، قابل‌فهم و مشخص باشد. از کلمات اضافی خودداری کنید و از اطلاعات واضح استفاده کنید.
نمونه‌ها:
• بد: «اخبار شرکت» (کلی و نامشخص)
• خوب: «مزایای جدید شرکت» (خاص‌تر اما هنوز مبهم)
• عالی: «جمعه‌های خودمانی برگشتن!» (سرراست و جالب)
⸻
راهکار سوم: اگر نیاز به اقدامی هست، در عنوان بنویسید
چرا مهم است؟
عنوان‌هایی که حاوی «اقدام ضروری» هستند، کارمندان را به واکنش سریع‌تر وادار می‌کنند. اگر ایمیلی دارید که نیاز به پاسخ یا اقدام دارد، خصوصاً در بازه زمانی مشخص، حتماً آن را در عنوان بیان کنید.
راهنما:
از افعال فعال و مستقیم استفاده کنید. عباراتی مانند «به‌روزرسانی»، «خبر»، «اقدام»، «اطلاع»، «ضروری»، «جدید» و «مهم» تأثیرگذارند.
نمونه‌ها:
• بد: «لطفاً گزارش را زودتر ارسال کنید»
• خوب: «مهلت ارسال گزارش: جمعه»
• عالی: «اقدام ضروری: فرم امنیتی تا ۸ مرداد»
⸻
راهکار چهارم: در صورت امکان، عنوان را شخصی‌سازی کنید
چرا مهم است؟
عنوان‌هایی که شخصی‌سازی شده‌اند (مثل ذکر نام گیرنده یا اشاره به گروه خاص)، باعث افزایش تعامل می‌شوند.
راهنما:
از نام گیرنده یا اطلاعات مرتبط برای جذاب‌تر کردن عنوان استفاده کنید.
نمونه‌ها:
• بد: «دستاوردهای تیم»
• خوب: «دستاوردهای تیم شما»
• عالی: «تبریک [نام]: تو فوق‌العاده‌ای!»
⸻
راهکار پنجم: از تست A/B استفاده کنید
اگر می‌خواهید اثربخشی عنوان‌ها را بسنجید، تست A/B ابزاری عالی است. این روش شامل ارسال دو نسخه مختلف از یک ایمیل به دو گروه از مخاطبان است و پس از بررسی نتایج، نسخه برتر برای بقیه افراد ارسال می‌شود.
مراحل انجام تست:
• فهرست مخاطبان را به ۳ گروه تصادفی تقسیم کنید
• برای دو گروه اول، دو عنوان متفاوت بنویسید
• حدود ۲۵۰ نفر در هر گروه لازم است تا نتایج آماری قابل‌اتکا باشند
• یک تا دو ساعت بعد از ارسال، نرخ توجه و باز شدن ایمیل‌ها را مقایسه کنید
• نسخه برتر را برای گروه سوم ارسال کنید
چرا مهم است؟
استفاده از تست A/B کمک می‌کند بفهمید مخاطبان شما به چه نوع عنوان‌هایی بیشتر واکنش نشان می‌دهند و در نتیجه می‌توانید استراتژی ارتباطی خود را دقیق‌تر تنظیم کنید.
⸻
عنوان بهتر، تعامل بیشتر
یک عنوان خوب می‌تواند تفاوت بین خوانده شدن یا نادیده گرفته شدن ایمیل شما باشد. عنوان فرصت طلایی برای جلب توجه، انتقال ارزش پیام و دعوت به اقدام است.
پس به خاطر داشته باشید:
• کوتاه و جذاب بنویسید
• مستقیم و شفاف باشید
• در صورت نیاز به اقدام، مشخص کنید
• عنوان را شخصی‌سازی کنید
• از ابزارهای هوش مصنوعی برای تولید گزینه‌های بهتر و تست آن‌ها استفاده کنید
• و کمی خلاقیت و شوخ‌طبعی هم چاشنی کار کنید!
منبع : سایت prdaily
لینک مقاله: How to write effective internal email subject lines – PR Daily